Word czy PDF – jaki format wybrać do druku? 

Przygotowujesz dokument do wydruku i zastanawiasz się, czy wysłać plik Word, czy PDF? Oba formaty mają swoje zastosowanie, ale w przypadku gotowych materiałów przeznaczonych do druku jeden z nich jest zdecydowanie bezpieczniejszym wyborem.

Różnica nie dotyczy samej jakości tekstu. Chodzi przede wszystkim o to, czy po otwarciu pliku na innym komputerze dokument nadal będzie wyglądał dokładnie tak, jak podczas jego przygotowania.

Word – wygodny podczas tworzenia dokumentu

Pliki programu Microsoft Word, najczęściej zapisane jako DOC lub DOCX, są stworzone przede wszystkim do edycji. Można łatwo zmieniać w nich tekst, formatowanie, tabele, zdjęcia czy układ poszczególnych elementów.

To bardzo wygodne podczas przygotowywania dokumentu, ale właśnie możliwość jego dynamicznego przeliczania może powodować problemy przy przenoszeniu pliku między komputerami.

Ten sam dokument Word może wyglądać nieco inaczej na innym urządzeniu.

Przyczyną mogą być między innymi:

• brak zastosowanej czcionki,

• inna wersja programu Word,

• inne ustawienia drukarki,

• różnice w marginesach,

• zmiana układu tabel lub grafik,

• inne łamanie tekstu i podział stron.

W efekcie tekst, który na jednym komputerze mieścił się na jednej stronie, na innym może przejść na następną. Może również przesunąć się zdjęcie, tabela albo podpis.

PDF – format przeznaczony do zachowania wyglądu dokumentu

PDF działa inaczej. Jego podstawowym zadaniem jest zachowanie ustalonego wyglądu dokumentu niezależnie od urządzenia, na którym zostanie otwarty.

Po prawidłowym zapisaniu pliku do PDF utrwalone zostają między innymi:

• układ stron,

• rozmieszczenie tekstu,

• marginesy,

• grafiki,

• wielkość elementów,

• podział dokumentu na strony.

Dlatego w przypadku materiału, który jest już gotowy i ma zostać wydrukowany, PDF jest zazwyczaj najlepszym wyborem.

Osoba wykonująca wydruk widzi dokument w formie bardzo zbliżonej do tej, którą widział autor podczas jego przygotowywania.

Dlaczego Word może zmienić wygląd po otwarciu na innym komputerze?

Jednym z najczęstszych powodów są czcionki.

Jeżeli w dokumencie Word zastosowano krój pisma, którego nie ma na komputerze używanym do wydruku, system może zastąpić go inną czcionką. Nawet niewielka różnica w szerokości liter może spowodować zmianę długości wierszy, a następnie przesunięcie całych akapitów i kolejnych stron.

Podobny efekt mogą powodować różnice między wersjami Worda lub innymi programami obsługującymi dokumenty DOCX.

Plik nie musi więc być uszkodzony. Program po prostu ponownie interpretuje jego zawartość w swoim środowisku.

Czy zatem plików Word nie można drukować?

Oczywiście można.

Jeżeli dokument jest prosty i składa się głównie z tekstu, bardzo często zostanie wydrukowany prawidłowo również bez wcześniejszej konwersji.

Word jest też odpowiednim formatem, gdy dokument ma być jeszcze poprawiany lub edytowany.

Jeżeli jednak zależy Ci na zachowaniu konkretnego układu strony, najlepiej przed przekazaniem dokumentu do druku zapisać jego ostateczną wersję jako PDF.

Word czy PDF – co wybrać?

Najprostsza zasada jest następująca:

Word wybierz wtedy, gdy dokument ma być jeszcze edytowany.

PDF wybierz wtedy, gdy dokument jest gotowy i ma zostać wydrukowany.

Dotyczy to szczególnie dokumentów zawierających:

• rozbudowane formatowanie,

• zdjęcia i grafiki,

• tabele,

• nietypowe czcionki,

• nagłówki i stopki,

• numerację stron,

• dokładnie rozmieszczone elementy.

Im bardziej złożony jest układ dokumentu, tym większe znaczenie ma zapisanie jego finalnej wersji w PDF.

Jak zapisać dokument Word jako PDF?

Nie trzeba instalować dodatkowego programu.

W programie Microsoft Word wystarczy wybrać:

Plik → Zapisz jako → PDF

lub, zależnie od wersji programu:

Plik → Eksportuj → Utwórz dokument PDF

Po zapisaniu warto jeszcze otworzyć utworzony PDF i sprawdzić:

• czy liczba stron się zgadza,

• czy tekst nie został przesunięty,

• czy wszystkie zdjęcia i grafiki są widoczne,

• czy strony mają właściwą orientację,

• czy dokument wygląda tak, jak powinien.

Dopiero taki plik najlepiej przekazać do wydruku.

A co ze zdjęciami i jakością wydruku?

Samo zapisanie dokumentu jako PDF nie poprawi jakości materiałów znajdujących się w pliku.

Jeżeli zdjęcie lub grafika ma bardzo małą rozdzielczość, po zapisaniu do PDF nadal może wyglądać słabo na wydruku.

PDF zabezpiecza przede wszystkim układ dokumentu, ale nie zastępuje prawidłowego przygotowania zdjęć, grafik czy innych elementów przeznaczonych do druku.

Warto więc przed wysłaniem pliku sprawdzić nie tylko format dokumentu, ale również jakość znajdujących się w nim materiałów.

Najczęstsze problemy z dokumentami przekazywanymi do druku

W praktyce wiele problemów można wyeliminować jeszcze przed wysłaniem pliku.

Najczęściej warto zwrócić uwagę na:

• nieoczekiwane puste strony,

• przesunięte tabele,

• tekst wychodzący poza margines,

• zdjęcia o niskiej jakości,

• nieprawidłową orientację strony,

• brakujące czcionki,

• przypadkowe komentarze lub elementy edycyjne pozostawione w dokumencie.

Kilka sekund poświęconych na sprawdzenie końcowego PDF może oszczędzić konieczności ponownego przygotowywania i drukowania dokumentu.

Podsumowanie

Word jest świetnym formatem do pracy nad dokumentem, a PDF – do przekazania jego gotowej wersji do druku.

Jeżeli dokument został już przygotowany i zależy Ci na zachowaniu jego układu, czcionek, grafik oraz podziału stron, najlepiej zapisać go do PDF i właśnie ten plik przekazać do wydruku.

To prosta czynność, która znacznie zmniejsza ryzyko, że gotowy wydruk będzie wyglądał inaczej niż dokument widoczny na Twoim ekranie.

Potrzebujesz wydrukować dokument?

W aj printers realizujemy wydruki dokumentów oraz inne usługi związane z drukiem i kopiowaniem. Jeśli nie masz pewności, czy Twój plik jest prawidłowo przygotowany, możesz skontaktować się z nami przed realizacją.

Skontaktuj się z nami →